Seguro que ha oído hablar mucho sobre la denominada transformación digital. Aplicar tecnología e informatizar tus procesos y tu actividad tiene muchas ventajas. La vuelta del verano, allá por septiembre puede ser un buen inicio para comenzar a tomar decisiones y avanzar hacia el futuro.
Si tienes una pyme con procedimientos manuales y sin presencia online, ya estás tardando en aprovechar las ventajas de un proceso de digitalización. En este post te contamos todo lo que una agencia de digitalización puede hacer por ti y tu empresa, con poco presupuesto y grandes mejoras globales.
Tabla de contenidos
Qué es la digitalización
Cualquier proceso empresarial se puede digitalizar. Piensa en la de pequeños procesos que realizas en tu actual actividad y cómo se podría mejorar su eficiencia con recursos informáticos.
- Tu almacén de productos seguramente se gestiona en un Excel del que vas descontando, una vez al día, las referencias que salen de tu stock (las ventas), y preparando tus pedidos de reposición, manualmente.
- Tus empleados no disponen de una Intranet segura en la que consultar sus nóminas o subir y solicitar sus vacaciones y días libres. Cuando vuelven de viaje de trabajo tienen que elaborar una hoja de gastos en papel para comunicar sus gastos reembolsables.
- Tus clientes siguen recibiendo tiques de compra en papel, y no eres capaz de generarles un tique digital para ahorrar papel o de generarles ágilmente una factura electrónica.
- Tus clientes no pueden comprar online aún.
Estas cuatro situaciones son meros ejemplos de procesos que se pueden informatizar en una empresa. La digitalización es el proceso por el cual, puedes hacer posibles grandes mejoras en tus procesos, apoyándote en el estado de la informática y la gestión en la nube, para ahorrar dinero y aumentar tu productividad.
Si eres una pyme y aún no sabes cómo hacerlo, sigue leyendo para conocer qué pueden hacer por ti las agencias de transformación digital.
Claves de la transformación digital
Para poder hacer transformación digital, cualquier pequeña o mediana empresa son, a mi modo de ver necesita tener:
Visión estratégica 360º
La visión estratégica y apoyo de todos los integrantes de la organización es crucial.
Cualquier cambio en un proceso requiere una curva de aprendizaje y cambios de hábitos. En ese cambio puede haber empleados reacios o temerosos del cambio que se resistan a adoptar las nuevas formas de trabajar
La clave de la dirección es convencerles de la utilidad de una mejora en la eficiencia de la empresa y la productividad.
Clientes y empleados en el centro de la estrategia
Para localizar los procesos a mejorar, toda transformación digital debe estar orientada al cliente, haciendo más eficiente el trabajo de los empleados.
Partiendo de todos los pasos que se dan para que un cliente compre, pague y quede fidelizado (repita), se deben enumerar los procesos y priorizar los que puedan significar mejoras para el cliente.
Todo proceso que logre personalizar la experiencia del cliente por medio de canales digitales será bienvenido. Por ejemplo, un CRM de clientes que permita guardar un historial de contactos y compras del cliente por cualquier medio (email, teléfono, correo, en la tienda física, etc.) nos permitirá conocer mejor y fidelizar a nuestra razón de ser.
Comienza por tu presencia online
Tu presencia online, ¿es una web con una sola página que informa de qué haces, dónde estás y cómo contactar? Necesitas una tienda online que permita al cliente consultar y comprar todo tu catálogo, a ser posible, mostrando la disponibilidad en cada una de tus tiendas, y con precios actualizados y diferenciados.
Y si ya la tienes, necesitas recurrir al marketing digital para darte a conocer y diferenciarte de tu competencia. Una empresa especializada en marketing digital te podrá gestionar tus campañas de publicidad (en buscadores, en redes sociales, en marketplaces como Amazon, etc.) y ayudarte con el posicionamiento natural (SEO), entre otras cosas.
Automatización de procesos
Si tienes empleados que realizan tediosos procesos cada día para facilitar la vida al cliente, piensa en cuáles de ellos puedes automatizar.
Si hay alguna tarea que el cliente pueda realizar por sí mismo evitándote numerosas peticiones, mucho mejor. Por ejemplo, un laboratorio de analíticas que crea una aplicación para que el día de la extracción se entregue al cliente una clave y el día de disponibilidad se le informe por SMS de que ya puede consultar sus resultados en tu extranet.
Hay cientos de procesos que se pueden digitalizar, desde la gestión de inventario hasta la atención al cliente, pasando por los pedidos de reposición a proveedores o la optimización de las rutas de transporte de tu flota de repartidores o la gestión de clientes por el departamento comercial.
Análisis de datos
Otra fase interesante de la transformación digital es la de acopio de datos y su presentación en tableros claros y actualizados con los indicadores de actuación más útiles para la dirección.
La inteligencia de negocio (Business Intelligence) es el estudio de la «performance» de un negocio por medio de indicadores clave.
La digitalización facilita la recopilación y análisis de los datos de una empresa y su acceso a los responsables. Estos cuentan con información valiosa para tomar decisiones empresariales informadas.
Estas herramientas de análisis ayudarán a comprender las tendencias del mercado, la actividad de cada centro de explotación y cada centro de coste, el comportamiento y satisfacción del cliente, etc.
Trabajo en remoto gracias a la nube
Una ventaja de la transformación digital, fomentada por el alojamiento de datos en la nube, es el trabajo remoto.
Gracias a las medidas de seguridad en el acceso, el trabajador puede acceder de forma remota a su escritorio y teletrabajar, o conectarse en cualquier momento para tener un seguimiento puntual de la actividad.
Además de fidelizar, trabajar en remoto, permite estar al día en las exigencias de equilibrio entre trabajo y familia a los trabajadores, que podrán quedarse en casa algún día, y teletrabajar.
El precio de la seguridad informática
La cara menos amable de toda transformación digital es la seguridad y robustez de los sistemas informáticos de la organización que exige.
Es importante proteger los activos digitales de la empresa y los datos de los clientes. Implementar medidas de seguridad, como firewalls, cifrado de datos y políticas de acceso, es esencial para salvaguardar la información.
Pero también hay consultoras expertas que nos ayudarán a definir las medidas y protocolos de seguridad para reducir al mínimo las posibilidades de una intrusión en nuestros sistemas.
Resumiendo
La transformación digital ha venido para quedarse.
No afrontarla a tiempo puede marcar la diferencia entre una pyme clásica y poco eficiente, que sobrevivirá mientras su propietario siga tirando del carro y una empresa eficiente que aspira a hacerse un hueco entre la competencia y seguir creciendo continuamente, escalando su negocio.
Las agencias de digitalización te pueden ayudar en las fases de consultoría, desarrollo e implementación de tus procesos digitales en beneficio de tu productividad. ¡No lo dejes para mañana!
