No deja de llamar la atención de los sufridos administrados que, para hacer cualquier trámite administrativo, tengas que todavía adjuntar papeles de todo tipo, cuando esa información ya la tiene la administración pública. También es llamativa la desconfianza que genera el hecho de que puedas presentar cualquier documento dirigido a una administración en otra oficina que no tiene nada que ver. ¿Llegará a destino mi escrito? Muchos desconfiamos. Pero las Oficinas de Asistencia en Materia de Registro son los organismos públicos de todo tipo que se encargan de tramitar estos escritos. Y ahora además, se acaba de crear la Oficina de Asistencia en Materia de Registros, en el seno del Ministerio de Sanidad, para coordinar toda esta tarea.
En este post te hablamos de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registro (OAMR) y de la misión de la nueva Oficina de Asistencia en Materia de Registros, que no es lo mismo.
Tabla de contenidos
Derecho a dirigirnos a cualquier administración pública
Las Administraciones públicas en España se organizan competencialmente en tres niveles: Administración General del Estado, Comunidades autónomas y Ayuntamientos.
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, es la norma vigente que regula cómo se organiza la Administración a todos los niveles competenciales.
El artículo 16.4.d) de esta Ley 39/2015, dice que los documentos que un administrado interesado dirija a cualquier órgano de las administraciones públicas podrá presentarse, entre otros lugares, en las oficinas de Correos, oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR) o en las oficinas consulares y legaciones diplomáticas de España.
Qué se puede presentar
Se pueden presentar solicitudes, escritos o comunicaciones que queramos hacer llegar a cualquier administración. Por ejemplo, recursos a multas, solicitudes de becas, peticiones a un organismo, etc.
Dónde se puede presentar
Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse en los siguientes lugares públicos:
a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1.
b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Esta ley obliga además a todas las Administraciones Públicas a contar con un registro electrónico general (o en su ausencia a adherirse al de la Administración General del Estado).
Derecho a usar el papel. Obligación de pasar a formato digital
La citada ley nos da dos derechos en nuestra relación con la Administración:
- Derecho a relacionarnos electrónicamente con la Administración;
- Derecho a ser asistidos presencialmente mediante documentación en papel, que deberá ser digitalizada por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico.
Por tanto, estos registros deben disponer de oficinas de asistencia en materia de registros para recibir solicitudes en papel, las cuales deben pasar a formato electrónico.
Deber de información
Las administraciones tienen que anunciar el horario de sus oficinas:
Artículo 31. Cómputo de plazos en los registros.
1. Cada Administración Pública publicará los días y el horario en el que deban permanecer abiertas las oficinas que prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos, garantizando el derecho de los interesados a ser asistidos en el uso de medios electrónicos.
Iniciación de un trámite administrativo
Si decidimos ir a cualquiera de estas oficinas OAMR, deberemos incluir en la solicitud la siguiente documentación del artículo 66 (Solicitudes de iniciación)
a) Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente.
b) Identificación del medio electrónico, o en su defecto, lugar físico en que desea que se practique la notificación. Adicionalmente, los interesados podrán aportar su dirección de correo electrónico y/o dispositivo electrónico con el fin de que las Administraciones Públicas les avisen del envío o puesta a disposición de la notificación.
c) Hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.
d) Lugar y fecha.
e) Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio.
f) Órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige y su correspondiente código de identificación.
Además nos deberán dar el código de identificación del organismo al que nos queramos dirigir (normal, nosotros no tenemos por qué conocerlo):
Las oficinas de asistencia en materia de registros estarán obligadas a facilitar a los interesados el código de identificación si el interesado lo desconoce. Asimismo, las Administraciones Públicas deberán mantener y actualizar en la sede electrónica correspondiente un listado con los códigos de identificación vigentes.
Las OAMR
Las OAMR son «órganos administrativos» que cumplen una doble misión:
- La de ser Oficinas de atención al público donde podemos presentar solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier otra Administración Pública de cualquier nivel.
- La de servir a la propia Administración pública para registrar los documentos que nos remite a los ciudadanos personas físicas o a otras personas jurídicas privadas, o a otros organismos públicos.
Las hay a los tres niveles de la Administración: OAMR estatales, autonómicas y locales. Existe un buscador de OAMR en la web del Ministerio de Administraciones Públicas.
Puedes informarte de la más próxima a ti en el directorio geográfico del Ministerio citado o en el teléfono de información 060.
La Oficina de Asistencia en Materia de Registros
En mayo de 2022 se crea la oficina de asistencia en materia de registros en el seno del Ministerio de Consumo. Su sede está en el Paseo del Prado, 18-20, de Madrid.
Esta oficina forma parte del directorio geográfico de las anteriores Oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración General del Estado.
Nos permite a nosotros los consumidores interesados poder ser asistidos en el uso de medios electrónicos.
Deber de asistencia al ciudadano
En concreto nos debe ayudar si tenemos cualquier problema relacionado con:
- Nuestra identificación y firma electrónica.
- La presentación de solicitudes a través del registro electrónico general.
- La obtención de una copias auténtica de un documento público nuestro.
Funciones y tareas
Y sus tareas son:
a) La digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o sean recibidos en la Oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de cualquier Administración Pública, así como su anotación en el registro electrónico general o registro electrónico de cada organismo según corresponda.
b) La emisión del correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y documentos que presenten las personas interesadas.
c) La expedición de copias electrónicas auténticas de cualquier documento original o copia autenticada que presenten las personas interesadas y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo a través de dicha Oficina en el registro electrónico correspondiente.
d) La información en materia de identificación y firma electrónica, para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de medios electrónicos en los trámites y procedimientos para los que se haya conferido habilitación.
e) La identificación o firma electrónica del interesado, cuando se trate de una persona no obligada a la relación electrónica con la Administración, en los procedimientos administrativos para los que se haya conferido habilitación. En estos casos, el funcionario habilitado hará uso del sistema de firma del que esté dotado y el interesado deberá prestar su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
f) La práctica de notificaciones, en el ámbito de actuación de la Oficina, cuando el interesado o su representante comparezcan de forma espontánea en la Oficina y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
g) La comunicación a las personas interesadas del código de identificación del órgano, organismo público o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito o comunicación.
h) El otorgamiento del apoderamiento presencial “apud acta”, en los términos previstos en el artículo 6
de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
i) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
Normativa relacionada
Es normativa que regula la recién creada Oficina de asistencia en materia de registros:
- Orden CSM/453/2022, de 13 de mayo, por la que se crea la Oficina de asistencia en materia de registros (BOE de 21 de mayo de 2022).
Es norma que regula las Oficinas de Asistencia en Materia de Registro (OAMR):
-
Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (ver online).
-
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (ver online).
