Si tienes una empresa con empleados y cierto nivel de facturación seguramente dispondrás ya de medidas e indicadores de funcionamiento del negocio. Un indicador clave de lo eficiente que es tu negocio en el empleo y retorno de sus factores de producción es la productividad.
Esta se puede medir de diversas formas en función de lo que se quiera analizar: personas, materiales, procesos. Por citar un ejemplo, dentro de los procesos del departamento de Finanzas y Administración tenemos procesos intensivos en tiempo que requieren tareas administrativas repetitivas. La gestión de las compras, la facturación, el cobro de facturas de clientes, los pagos a proveedores, etc. son algunos de estos procesos.
En este post abundo un poco en las mejoras de productividad, sobre todo las que se refieren a procesos como la facturación electrónica. Sigue leyendo para saber qué es la factura electrónica y cómo una gestión óptima de sus procesos asociados puede mejorar la productividad del departamento de administración y la global de la empresa.
Tabla de contenidos
Qué es la productividad
La productividad es una medida de la eficiencia con la que utiliza sus recursos (tiempo, trabajo, capital y materiales) una empresa para producir bienes o prestar servicios.
Se trata de un indicador clave del rendimiento empresarial que refleja la capacidad de la empresa para generar valor con los recursos disponibles. Por ejemplo, un indicador clave de la productividad del factor humano (productividad del factor trabajo) es el total de bienes producidos dividido por el número de horas trabajadas en un período de tiempo.
Este factor está relacionado de forma transversal con la formación de los empleados, con la mecanización de los procesos en que interviene, con el absentismo, con la prevención de riesgos laborales, etc.
En general, un indicador elevado de productividad denota que la empresa es capaz de ajustar su estructura de costes, que aprovecha óptimamente sus costes de producción y, por tanto, que es competitiva frente a sus competidoras.
El final de un proceso de mejora de la productividad de un negocio desemboca, forzosamente, en mejores resultados empresariales.
Cómo mejorar la productividad
Mejorar la productividad es un objetivo clave para cualquier empresa. Le va en ello su supervivencia ya que, como es de suponer, sus competidoras que mejoren su productividad lograrán producir más, más rápido y con mejor estructura de costes.
Esto hará que vendan más unidades al mismo precio, pero con mejores márgenes o que puedan bajar sus precios de venta (por debajo de los nuestros) sin perder margen comercial.
Si no estamos atentos y no fijamos objetivos de mejora de la productividad, a medio y largo plazo lo notaremos en nuestra cuenta de resultados. Por eso, algunas estrategias a perseguir para lograr mejoras de productividad son:
Optimización de procesos
Es recomendable analizar y mejorar los flujos de trabajo de cada departamento. Se debe identificar los cuellos de botella en cualquier tipo de procesos y las tareas innecesarias o automatizables con el empleo de tecnología.
Por ejemplo, automatizando tareas repetitivas o manuales con el empleo tecnología (como la facturación electrónica de que te hablo en el siguiente epígrafe).
Esto se puede realizar con un plan de transformación digital, que ofrezca inversión en tecnología y automatización de procesos. El empleo de maquinaria moderna, el desarrollo de software a medida y la automatización de procesos pueden aumentar la eficiencia y reducir el error humano, factor que lastra la productividad.
Gestión eficiente de recursos
En línea con lo anterior, son necesarios procesos orientados a minimizar desperdicios, y una gestión del inventario que reduzca la pérdida, la merma o el hurto, para evitar los dichosos ajustes tras la realización de un inventario.
Capacitación, formación y motivación de empleados
El aspecto humano es clave cuando buscamos mejorar la eficiencia empresarial.
Disponer de un equipo de profesionales bien capacitado te hace más productivo. Para ello, debemos asignar recursos en el presupuesto e invertir en formación, en desarrollo profesional, en mejora de habilidades y conocimientos, etc.
Cultura de la prevención
La prevención de accidentes laborales es otro aspecto que, además de necesario, ayuda a mejorar la productividad.
Está claro que una plantilla de trabajadores con equipos de protección adecuados, que no toma atajos a la hora de realizar sus tareas diarias y que conoce las precauciones de higiene en el trabajo, sufrirá un menor absentismo laboral.
Ambiente laboral
En la misma línea, crear y mantener un buen ambiente de trabajo ayudará a mantener la motivación del personal, su reconocimiento y su compromiso. Todo ello se traduce en mayor productividad.
La facturación electrónica
La facturación electrónica es el tratamiento automático, por medios electrónicos, del proceso de emisión y recepción de facturas de un negocio. Afecta tanto a las facturas emitidas a nuestros clientes como con las recibidas de nuestros proveedores y acreedores habituales.
A diferencia del procedimiento manual de elaboración de facturas, en la facturación electrónica es el software de emisión de facturas el que se encarga de producir facturas que cumplen todos los requisitos formales de la factura tradicional. Y también de enviarlas a su destinatario en tiempo y forma, a nuestro libre albedrío.
Obviamente, este software trabaja con la base de datos de facturación de cada cliente con la que hayamos trabajado con anterioridad, pero ofrece muchas ventajas al personal de los departamentos de administración de la empresa:
- Reduce los tiempos de emisión de cara a poder cobrar el importe de la factura antes.
- Reduce la posibilidad de error humano al calcular impuestos, retenciones, datos del destinatario, datos bancarios, etc. según los parámetros predefinidos.
- No se emite en papel por lo que no requiere almacenamiento físico al tiempo que es totalmente válida a efectos jurídicos o tributarios.
- Permite disponer de una visión global y concentrada de nuestros clientes y proveedores.
- Permite personalizar condiciones de pago o de descuento en función de cada cliente o proveedor.
¿Es obligatorio disponer de un programa de facturación electrónica en España?
La respuesta es afirmativa. La Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), es una norma de 28 de septiembre de 2022 que pretende fomentar la creación de empresas, facilitar su crecimiento y desarrollo, e impulsar la actividad económica en España. Además, está alineada con el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, financiado por los fondos Next Generation EU.
Entre sus objetivos destacan:
- Impulsar la creación de empresas de manera ágil y económica.
- Reducir la morosidad en el tejido empresarial.
- Modernizar el sistema empresarial a través de la digitalización.
- Facilitar el acceso a capital y fomentar el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas (pymes).
Normativa relacionada
Es normativa que regula, entre otros aspectos, la facturación electrónica. Su artículo 12 se refiere a la facturación electrónica entre empresarios y profesionales. Esta producirá efectos entre los que tengan una facturación anual superior a ocho millones de euros, al año de aprobarse el desarrollo reglamentario. Para el resto de los empresarios y profesionales, este artículo producirá efectos a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario.
- Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (ver online).
