5 Tips para elegir una agencia de viajes para reuniones y eventos corporativos

¿Tienes que organizar un evento corporativo con invitados internacionales y sientes que te abruma? Aunque esta tarea puede ser emocionante, también puede ser agotadora. Nosotros sabemos de sobra que planificar eventos de negocios puede ser una labor ardua, sobre todo cuando se trata de asistentes de diferentes partes del mundo. En esto, elegir una excelente agencia de viajes para eventos es crucial.

Con estos cinco tips podrás encontrar la agencia de viajes perfecta para tu reunión corporativa. ¡Sigue leyendo para aprender a gestionar tu evento y sentirte en paz!

Tip #1: Considera la situación de trabajo de tus invitados

La pandemia del COVID-19 cambió para siempre los paradigmas empresariales y, por ende, las formas de hacer encuentros corporativos. Para muchas compañías, los eventos se tornaron virtuales. Y cuando hubo condiciones para una movilidad más segura, los encuentros corporativos pasaron a ser híbridos.

Hacer eventos remotos e híbridos tiene ventajas. La primera ventaja es que te permiten tener un mayor alcance. Gracias a este tipo de eventos, puedes llegar a más públicos.

Habrá invitados que se ajustarán a la virtualidad mientras que otros asistentes optarán por la presencialidad. Esta diversidad trae cosas buenas, pero debes saber que también presenta retos logísticos, tecnológicos y comunicativos.

Otra ventaja de los eventos remotos e híbridos, a pesar de su complejidad, es la alta participación. La asistencia a estos eventos es cada vez mayor. Los invitados participan más en debates y hacen networking más fácilmente. Aparte, ahorras costos, mejoras la productividad y generas innovación tecnológica.

En resumidas cuentas, organizar eventos corporativos en modalidad remota o híbrida te beneficia. No obstante, hacer que estos sean un éxito depende de una excelente habilidad de coordinación y priorización. Cuando las capacidades logísticas te exceden, contar con una excelente agencia de viajes para eventos es clave.

Para elegir la mejor agencia de viajes para tu reunión corporativa, debes considerar el contexto y las situaciones particulares de cada uno de tus invitados. Si una agencia de viajes puede satisfacer tus necesidades y las de tus asistentes, teniendo en cuenta los retos que enfrentan en el trabajo híbrido y remoto, esta será tu mejor opción.

Tip #2: Ten en cuenta la experiencia de la agencia

Contar con una agencia de viajes es clave en la organización de tu evento corporativo. Desde la gestión de reservas de vuelos y hoteles hasta la comunicación y el catering, una agencia debe demostrar su experiencia en reuniones empresariales. Afortunadamente, existen muchas agencias que cuentan con esta experiencia y que podrían ser de gran ayuda.

Además, las agencias de viajes pueden brindarte otros servicios. Para darte un ejemplo, varias de estas agencias cuentan con servicios de transporte VIP para trasladar a tus invitados desde el aeropuerto hasta el hotel. Asimismo, pueden ayudarlos a moverse desde el hotel hasta el lugar donde se llevará a cabo tu evento empresarial.

La experiencia demostrada de la agencia de viajes determinará el éxito o fracaso de tu reunión empresarial. ¿Quieres saber qué estrategias puedes usar para conocer la experiencia de tu agencia y poder contratarla? A continuación, te explicamos todo lo que debes tener en cuenta:

• Verifica las referencias y reseñas: tómate tu tiempo para investigar lo que piensan los clientes de la agencia de viajes que piensas elegir. Asegúrate de que la empresa provea una excelente atención a los clientes y que su servicio sea de alta calidad.

• Establece si tu agencia cuenta con servicios personalizados: los servicios de la agencia de viajes deben ajustarse a las necesidades de tu evento y las expectativas de tus invitados. Si la agencia de viajes es flexible en este asunto, no lo pienses tanto y elígela.

• Capacidad logística: no solo debes pensar en la logística de tu evento, sino también en la capacidad de tu agencia de viajes. ¿Estás seguro de que tu agencia tiene las capacidades técnicas para apoyar un evento corporativo híbrido o remoto? ¿Puede esta atender las necesidades de numerosos invitados al mismo tiempo? ¿Tiene suficiente personal para apoyarte en un encuentro con cientos de invitados?

Llevando a cabo estas estrategias, podrás saber si tu agencia de viajes tiene experiencia y es capaz de apoyarte en la gestión de eventos corporativos.

Tip #3: Identifica la capacidad de comunicación de tu agencia

La experiencia de las agencias de viajes con eventos corporativos también se nota en su capacidad comunicativa. Es crucial que la agencia que planificas elegir cuente con protocolos de comunicación claros. Además, debe tener ayuda tecnológica para hacer las interacciones contigo mucho más fluidas. 

¿Por qué la comunicación es clave en el éxito de tu evento empresarial? Una comunicación asertiva será esencial para que la reunión se realice sin inconvenientes. Cuando mantienes una comunicación abierta y clara, tienes la certeza de que tu agencia conoce tus expectativas y metas de negocio. Además, puedes evitar confusiones, problemas y malentendidos tanto contigo como con tus invitados.

¿Y qué puedes hacer si surgen imprevistos en tu evento corporativo? ¿Qué hacer si un asistente tiene dificultades para llegar a su hotel o no halla el transporte adecuado para llegar tu reunión? Comunicarte con la agencia por medios electrónicos, como videollamadas o chats, puede ayudarte a resolver problemas.

Seguramente quieres saber si tu agencia de viajes cuenta con experiencia para soportar todas las comunicaciones de tu evento corporativo. Para evaluar esta experiencia, puedes resolver estas preguntas:

• ¿Tu agencia de viajes cuenta con tecnología de punta para comunicarse efectivamente contigo o con tus asistentes?

• ¿Tiene tu agencia de viajes un protocolo de comunicaciones para situaciones de emergencia en eventos corporativos?

• ¿Tiene tu agencia soporte 24/7?

• ¿La información que te ofrece tu agencia de viajes es consistente y confiable?

Al responder estas preguntas, tendrás una mayor perspectiva sobre cómo la agencia se comunicará contigo y tus invitados en la gestión de tu reunión. Y solo así sabrás si puedes elegir esta agencia y confiar en ella.

Tip #4: Analiza la gestión de reservas y catering

¿Quieres que tu evento corporativo sea recordado por todos los asistentes? Entonces, asegúrate de que la agencia de viajes que elijas tenga una extensa red de hotelería y gastronomía para respaldar el bienestar de tus invitados presenciales durante el evento. Todos necesitarán energía para interactuar y conocerse.

El manejo de reservas de hoteles y la coordinación de la alimentación de los invitados suelen ser desafiantes en la organización de un evento empresarial. Por ejemplo, no siempre es posible encontrar hoteles cercanos a la reunión para todos tus asistentes. Además, todos tienen dietas y estilos de vida específicos que debes contemplar.

Gestionar esto correctamente, hará que tu evento sea inolvidable. ¿Pero cómo hacerlo? A continuación, te enseñamos estas estrategias.

Pregúntales a tus asistentes

Puedes hacer una pequeña encuesta para preguntarles a los invitados cuán importante es para ellos alojarse cerca del lugar del evento. Además, puedes preguntarles si existe alguna condición de salud o bienestar que haga esta cercanía imperativa y si hay un estilo de alimentación que sea preciso respetar. Esta información será tu guía.

Analiza las respuestas de tus invitados

Cuando tengas las respuestas de tus invitados, puedes analizarlas e identificar sus necesidades en cuanto a hospedaje y alimentación. Con esto en mente, puedes pedirle a tu agencia de viajes que te presente una propuesta de gestión de reservas y catering para tu evento.

Elige esta agencia de viajes si te presenta una propuesta que contemple holísticamente todas las necesidades de bienestar de tus invitados.

Explora la red de hotelería y gastronomía de tu agencia

Saber qué hoteles y restaurantes hacen parte de esta red es un factor importante a la hora de elegir la agencia de viajes para tu reunión corporativa. Por esto, es muy recomendable que revises los reviews y comentarios de los clientes acerca de algunos de estos establecimientos.

Si hay malas opiniones sobre los hoteles y restaurantes que integran la red, esta es una mala señal. Lo que esto indicaría es que esta agencia no puede proveer una experiencia de bienestar satisfactoria para tus invitados durante el evento. 

Tip #5: No olvides la tecnología

La tecnología también ha cambiado la forma en que se perciben y hacen las reuniones empresariales. Esto quiere decir que el uso de herramientas tecnológicas es importante a la hora de elegir una agencia de viajes para tu encuentro corporativo.

La tecnología optimiza todas las actividades que se concentran en el evento empresarial. Desde la comunicación clara y efectiva hasta la logística de traslados, alojamientos y alimentación, no existe nada que la tecnología no ayude a hacer mejor.

En un evento híbrido o remoto, la tecnología importa porque conecta a los asistentes, sean estos virtuales o presenciales. Por ello, te recomendamos tener en cuenta estos dos simples consejos para elegir tu agencia de viajes basándote en la tecnología.

• Antes que nada, investiga: encuentra agencias que cuenten con computadoras, proyectores y excelente conexión a internet. Generalmente, las agencias consiguen tecnología para eventos corporativos mediante sus alianzas con hoteles o centros de convenciones.

• Si no sabes, pregunta: en caso de que no encuentres información confiable en Internet, puedes preguntarle al representante de la agencia de viajes por el tipo de tecnología que utilizará para tu evento. Así sabrás si esta cubre tus necesidades o no.

Sigue estos tips para elegir la agencia de viajes perfecta para tu evento

Escoger la agencia de viajes adecuada para tu próximo evento empresarial determinará todo. Sigue nuestros consejos para garantizar el éxito de tu reunión.

Si contemplas cuestiones como la situación de trabajo y bienestar de tus invitados, la logística y tecnología de la agencia y la reputación de su red de hotelería y catering, ¡tu evento será un éxito!

Sobre la autora de este post

Vivian A. Martínez-Díaz
Antropóloga (Ph.D), periodista y especialista de contenido para marketing B2B, con interés por la comunicación y la tecnología aplicada a los negocios, los lugares de trabajo y la educación.