El formato de documentos portátil (Portable Document Format), propiedad de la empresa norteamericana Adobe Inc., nació en 1990. Su éxito se debe a que desde 2008 se convirtió en un estándar abierto con una versión básica gratuita. Gracias a esto, empresas innovadoras pueden lanzar servicios como FormatPDF, un revolucionario software que hace que convertir cualquier formato a PDF editable y a la inversa, sea un juego de niños. En este post analizamos las posibilidades que este nuevo desarrollo ofrece cuando trabajamos con documentos PDF.
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La originalidad del formato PDF
Además de por ser un estándar abierto y gratuito, PDF ha sido un éxito por su versatilidad y posibilidades de «conexión» o adaptación a cualquier otro formato de contenido (texto, imagen, hoja de cálculo, etc.).
También lo ha sido porque permite incluir dentro de un documento PDF enlaces y elementos interactivos. Imagínate que trabajas en una agencia de viajes y tienes guías PDF de los principales destinos que comercializas. Seguro que te gustaría ofrecer una sección de la guía con precios actualizados o con la temperatura del momento en el destino que comercializas.
Pero como no puedes estar actualizando cientos de documentos cada día con los cambios de precios, introduces variables dinámicas en el documento PDF que sí que permiten que, cada vez que se abra el documento en un lugar con conexión, estos contenidos (precios y temperaturas del lugar) se actualicen, tirando de una base de datos actualizada. Interesante, ¿verdad?
Otro problema que PDF resuelve es el de enviar en un solo documento muchas páginas firmadas para evitarte pagar la barbaridad que te cobran las tiendas de fotocopiadoras por escanear todo en un solo PDF.
Y qué decir del principal problema que vemos muchos usuarios en el día a día de convertir un fichero editable en otro no editable, o a la inversa. Al permitir convertir documentos editables (por ejemplo, un Word utilizado para emitir una factura o una propuesta de contrato) en un documento no editable, este formato le da una seguridad al tráfico profesional y a los acuerdos entre particulares, que ningún otro ha sabido solucionar.
Precisamente, hoy, gracias a la desintermediación que Internet ofrece, el tráfico de transacciones privadas entre consumidores es cada vez más elevado. Y gracias a soluciones como FormatPDF, cada vez más seguro y cómodo. Veámoslo con un ejemplo práctico.
Cerrar contratos usando documentos PDF
Los últimos años le hemos perdido el miedo a contratar a distancia gracias al medio online. Cada vez son más las personas que, vista la cosa que van a comprar, aunque el vendedor sea de otra provincia lejana, no tienen reparo en cerrar el contrato de compraventa a distancia.
Ahora bien, esta no presencialidad de comprador y vendedor genera algunos problemas como la autenticación (saber que quien está al otro lado es quien dice ser) o la firma, que van siendo resueltos gracias al formato PDF y a soluciones como la que te presentamos aquí.
En cuanto a la firma de un contrato cuando las partes no coinciden en espacio y tiempo no deja de ser un engorro. Primero se cierra el contenido del contrato en Word, el comprador lo tiene que imprimir en papel, firmar cada página, escanear todo en un solo documento y enviarlo al vendedor por correo electrónico (seguro que hay usuarios menos avezados que lo envían por correo postal aún hoy).
El vendedor, por su parte, tiene que imprimir la versión del contrato firmada por el comprador, firmar cada página él a su vez, escanear todo y convertirlo a PDF de nuevo y enviar el documento PDF final por correo electrónico al comprador.
Comprador y vendedor, si son de la antigua escuela, imprimirán en papel la versión del contrato firmada por ambas partes y la guardarán en su carpeta de papeleo casero por si algún día necesitaran tirar del contrato.
Conclusión: mucha manualidad, gasto en fotocopias y escaneos, pérdida de tiempo en gestiones manuales en papel y poca eficacia en el proceso.
Todo esto FormatPDF permite resolverlo y acortarlo fácilmente porque es una solución gratuita que permite firmar PDFs, enviarlos a la otra parte para que pueda firmar también y disponer ambos del contrato, firmado, sin tener que gastar un euro en papel o tinta.
Y con la credibilidad que las autoridades y servicios públicos otorgan a los documentos pdf firmados (con firma electrónica o CLAVE), se obtiene la eficiencia y seguridad jurídica que todos perseguimos, al mismo tiempo.
Ventajas
Esta nueva aplicación, además de permitir firmar PDF de forma gratuita sin descargar ningún software al móvil o PC, también permite:
- Convertir un PDF a un documento con formato Word;
- Convertir un PDF a un documento con formato Excel;
- Convertir un PDF a un documento con formato .jpg.
Y a la inversa, convierte cualquier archivo con extensión (.doc, .docx, .jpg, .ppt, etc.) a PDF fácilmente y sin necesidad de descargar ningún software.
Inconvenientes
No vemos ningún inconveniente a priori a esta nueva solución desde el punto de vista del usuario, aunque, cabe señalar, que hemos detectado que todavía hay herramientas online que no están disponibles, imaginamos que debido a que están terminando de trabajar en ellas. Hemos descubierto la web hace poco, así que bienvenida sea FormatPDF.
