Nada aporta más solidez y estructura, más orden y productividad, que el uso de un organigrama. Aunque se piensa que únicamente tiene una función de visualización rápida de quiénes son los jefes y cuáles son las labores de cada trabajador, los organigramas de empresas, cuando se realizan bien y siguiendo ejemplos claros y concisos, pueden convertirse en una de las principales herramientas para ganar productividad, abaratar costes y maximizar el concepto de filosofía empresarial, todo con la sola inclusión de este elemento visual e informativo.
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¿Qué es y para qué sirve un organigrama?
El organigrama empresarial es un elemento visual e informativo, como ya se ha indicado, en el que están estructuradas todas las áreas de una empresa, de acuerdo con su jerarquía, relación con otras áreas o responsabilidades. En algunas empresas se suelen colocar los nombres a cargo de cada departamento, para favorecer la consulta rápida y la toma de decisiones.
La finalidad del organigrama es brindar una estructura, ya que aunque cueste creerlo, las empresas a menudo no se conoce cómo están organizadas. De esta manera, con un organigrama, el personal de una organización podrá reconocer cuáles son los superiores, los directores, qué funciones o roles tiene cada persona, y eso con respecto a productividad significa mucho, porque las funciones están bien delimitadas y las áreas de responsabilidad también, lo que en resumidas cuentas, cuando se aprovecha bien esta información las empresas funcionan con mayor eficiencia y obtienen mejores resultados.
Principales ventajas de un organigrama
- Ahorro de costes: una de las áreas que merece mayor atención dentro de cualquier empresa es la gestión de gastos empresariales, que puede delegarse o potenciarse mediante recursos informáticos, pero donde las decisiones fundamentales las deben tomar las personas a cargo de cada departamento. Cuando las empresas se expanden, añaden personal -o incluso, prescinden de él- necesitan reconocer su estructura y saber cómo está relacionada con el resto de la organización. Cuanto más eficiente sea la estructura, menos procesos superfluos serán necesarios, y mayores serán los ahorros de costes.
- Planificación estratégica: una visualización clara de las jerarquías, funciones y hasta de la planificación de trabajo, permitirá tomar decisiones que beneficiarán la estrategia de una empresa a medio y largo plazo. Con un organigrama es muy fácil identificar los procesos que no están funcionando, razones por lo que ciertas responsabilidades no se están cumpliendo, y hasta razones por las que un departamento ha dejado de ser necesario y puede reorganizarse mejor.
Consejos para hacer un organigrama
Los organigramas empresariales son necesarios, incluso cuando se habla de pequeñas empresas con menos de 50 empleados. Favorece el orden, la cultura organizativa y la productividad, pero también permite -de acuerdo a su tipo, que puede ser vertical, horizontal, circular o radial, principalmente- potenciar la motivación de los implicados en dicho elemento de visualización.
El mejor atributo de un organigrama es la claridad y la simpleza, cuanto más simple, mejor y más fácil de entender; cuanto más claro, mejores resultados obtendrá. Algunos expertos recomiendan hacer organigramas para organizar diferentes áreas de la empresa, en lugar de uno solo. Algo que puede ser más útil, desde luego, en empresas con miles de empleados y decenas de departamentos.
En ese caso, se sugiere aplicar la metodología organizativa a los clientes, los productos, los servicios, áreas de delimitación geográfica -y las funciones y personas implicadas en cada área-, y por supuesto, tener el organigrama tradicional que delimita cargos, rangos y funciones específicas, siendo el más útil para un nivel organizativo superior y de carácter ejecutivo.
La organización sólida de una empresa explica, en parte, su crecimiento y éxito sostenido en el tiempo. Utilizar metodologías fáciles de implementar, como un organigrama, puede marcar la diferencia entre tener orden y solidez, o carecer de ambos atributos.
