Seguro que no tienes ni idea de qué es un sistema PIM. Es un tema muy técnico tal vez, pero en este post te voy a explicar (llevo muchos años en el mundo digital), qué es lo que hace posible que cualquier organización pueda gestionar toda la información gráfica y textual sobre sus productos y servicios de forma centralizada y accesible para todos los usuarios que trabajen con dichos productos. Y para ello recurriremos al gestor PIM de la empresa Saleslayer.
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Sistema PIM
Las siglas PIM se corresponden con el acrónimo inglés, «Product Information Management», o lo que es lo mismo, un sistema de gestión y administración de la información de todos los productos de una empresa. Parece una obviedad pero si no has trabajado en un comercio electrónico no eres consciente de la de personas que intervienen en la creación, alta, modificación y mantenimiento de los contenidos sobre productos. Y de todo el esfuerzo que hacen las empresas para que la información que aparece en sus tiendas online esté actualizada y cumpla su cometido: sustituir online de forma automática al vendedor de la tienda física cuando te enfrentes al producto en la página web.
A título de ejemplo estarán:
- El personal administrativo del departamento de compras que crea por primera vez el producto en el «sistema». Estos trabajadores definen los datos básicos del producto en el sistema de gestión de la compañía, que se llama ERP (Enterprise Resource Planning). Por ejemplo, el código único del producto (SKU), que es como su DNI, el fabricante, la categoría y subcategoría, las características del mismo (medidas, color, funciones, etc.).
- El personal comercial que define el precio de compra, el margen del producto y el precio de venta del mismo en los canales de la empresa (tiendas físicas, tienda online, catálogos, etc.);
- El equipo de marketing de la empresa que puede querer preparar un catálogo de ofertas o cartelería del producto para las tiendas físicas para lo cual necesita datos actualizados y subir imágenes bien cortadas, con distintas resoluciones, tamaños y «pesos» para imprenta y cartelería;
- El equipo de contenidos de la web que puede querer hacer descripciones «amigables para Google» del producto, con criterios SEO (posicionamiento natural en buscadores);
- El diseñador de la web puede querer publicar destacados de productos concretos en la página de inicio de la tienda online o hacer una newsletter a clientes, para lo cual necesitará las fotos de producto a su justo peso (ligeritas, para que Google no se enfade) e incluso colgar una vídeo-reseña del producto en acción;
- El personal de atención al cliente que puede querer consultar el producto en el sistema para ver su disponibilidad de stock, tienda a tienda y así poder responder a un cliente que se interesa por comprar cerca de su casa.
Sinónimos de PIM
A la gestión de la información de los productos del catálogo de una empresa también se le puede conocer como:
- PDM (Product Data Management),
- PCM (Product Content Management),
- PRM (Product Resource Management) o
- MDM (Product Master Data Management).
En general, un PIM se usa en las organizaciones de forma transversal pero su cara más visible suele ser la utilidad que proporciona este «repositorio» de fichas de producto a la página web o e-commerce de la compañía. En este sentido, las principales plataformas de comercio electrónico, suelen disponer de «conectores» que les permiten enchufarse a un PIM para «tirar» de esta base de datos y publicar el contenido de las fichas de los productos en venta.
Ventajas de un sistema PIM
La principal ventaja de uno de estos sistemas de gestión de productos es que, al estar toda la información de los mismos centralizada en su solo lugar, el PIM permite tener información actualizada y única, sin riesgo de error según la fuente, en cualquier soporte que emplee la empresa para dar información sobre sus productos: catálogos de papel y virtuales, tienda online, información telefónica a clientes, etc.
La segunda ventaja es que las soluciones PIM modernas están en la nube (en singular), al igual que un fichero de texto u hoja de cálculo accesible por varias personas a la vez sin interferencias entre ellas.
La tercera ventaja del PIM es que permite a todos los integrantes de la compañía interactuar con los productos en un solo lugar (la citada nube) y sin riesgo de pérdidas de información o de modificar o ralentizar el trabajo de otro departamento en las fichas de producto. Es decir, que permite trabajar en paralelo y sin ralentizar el trabajo de todos los demás.
Otra ventaja es que permite crear flujos de trabajo y de usuarios autorizados a acceder, modificar o aprobar la información y permite guardar un historial de versiones de cada producto, recogiendo quién cambio qué, qué día y a qué hora y permitiendo, si un error lo justifica, volver la información a una versión anterior en el tiempo en segundos.
La última ventaja para mí que llevo 19 años en comercio electrónico es que el PIM de Sales Layer que he usado en este post, es compatible con muchas plataformas y aplicaciones que usan las principales tiendas online. Aquí tienes una muestra:
En definitiva, este tipo de soluciones son participativas, en paralelo, en la nube y sincronizadamente, permitiendo una gran eficiencia y ganancia de tiempo en empresas con un catálogo generoso de productos.
Arquitectura PIM
Otra de las posibilidades que permite un PIM es trabajar sincronizadamente con otros sistemas de la organización como el gestor de inventario o el CRM (repositorio donde se alojan los clientes y el histórico de contactos con cada uno de ellos: llamadas, campañas, pedidos, particularidades, etc.). Como puedes ver en este gráfico de abajo, el ERP es, por así decirlo, la superestructura de la que «todo» cuelga en la empresa. Y el PIM, un soporte para poder salida a la información de producto en cualquier formato y de forma coherente y actualizada, sin margen para el error.
Qué no es un PIM
Ahora que ya sabes un poco más de temas técnicos y de cómo se gestiona la info de producto, conviene hacer una aclaración principal: un PIM no es un ERP.
Y ello porque el PIM «tira» de algunos datos del producto que se vuelvan en el ERP desde el minuto en que se crea el producto en la compañía, pero el ERP organiza de manera
informática toda la gestión central de la empresa (no solo los productos). Se podría decir que el ERP es al corazón de la empresa lo que el PIM al bombeo de información de productos en las direcciones adecuadas para que el cerebro tenga la misma información actualizada siempre sobre sus productos.
Un PIM tampoco es el gestor de inventario de la empresa, que supervisa los stocks en el almacén, los suministros y fondos del catálogo. Es decir, el PIM no tiene como misión informar sobre stocks (es una variable física-material) sino sobre contenidos e información.
