El coworking: cómo funciona. Cosas a tener en cuenta

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Qué es coworking

El coworking es una nueva forma de trabajar ideal ideal para para los autónomos y personas que han dejado de trabajar por cuenta ajena y que necesitan salir de casa para trabajar. El término se refiere tanto a la forma en que un profesional o un ejecutivo realiza sus tareas profesionales (es decir a la organización del trabajo: por cuenta ajena, por cuenta propia en mi casa o por cuenta propia en un coworking). Y también nos podemos referir a un coworking como el espacio donde se desarrolla la tarea (espacio coworking). Es decir, las dependencias físicas donde una serie de personas con intereses dispares pero objetivos comunes (autorealizarse, encontrar un espacio donde relacionarse e interactuar, disponer de servicios de oficina, etc.), se encuentran cada día. Este espacio ofrece los mismos servicios que una oficina tradicional: control de accesos, dirección física y postal, adsl, distintas modalidades de alquiler de espacios, cocina, baños, impresora y escáner, etc. pero a un precio muy interesante.

Resumiendo, el coworking es un nuevo estilo de vida profesional transparente, sin formalidades y en comunidad con otros profesionales con las mismas aspiraciones que tú.

Ventajas de un coworking

Para nosotros, lo mejor de un coworking es la flexibilidad que ofrece, en todos los sentidos.

–Flexibilidad para negociar los espacios de tiempo en que utilizarás el coworking: un día suelto, una semana, un mes, etc. Incluso puedes negociar pagar la parte proporcional a los días del mes si entras a trabajar una vez entrado el mes.

–Encuentro de profesionales frente a ostracismo casero: salir fuera de casa a un lugar «comunal» es una maravilla. Encontrarte en la máquina de café o en el puesto de al lado a una nueva persona con un pasado y un presente distinto al tuyo casi todos los días enriquece mucho. Basta con intercambiar unos minutos de cortesía para darte cuenta de quién tienes al lado, y quién sabe si se podrá colaborar en algún proyecto con ella. Eso es co-trabajar.

En este sentido, en los coworking te encuentras gente abierta y agradable que se saluda cuando entra o sale de la oficina. Y también, como todo en la vida, hay gente que se comporta como si no existieras. Empatizando un poco, te das cuenta de que, un coworking es un universo reducido de una población: hay gente que te gusta, que no te gusta, que te es indiferente, que suman, que resta, etc. Y tienes que ir predispuesto a encontrarte con esta muestra, cualquier día de la semana.

–Tarifas muy asequibles y flexibles: otro aspecto genial de estas instalaciones es que te ofrecen espacios flexibles a muy buen precio (sobre los 80 a 100 euros mensuales, más IVA). Y para los que tengan ya un negocio establecido, espacios fijos o incluso «cubículos cerrados» para una o varias personas (o una pequeña empresa al completo).

–Derecho a disfrutar de una sala de reuniones: la tarifa de alquiler suele dar derecho a un mínimo de horas semanales de uso de unas oficinas. Esto está fenomenal si necesitas recibir visitas.

–Servicios de oficina, fuera de casa, sin pagar una oficina: esta es la otra gran ventaja de estas instalaciones. Tienen de todo: adsl, impresora, escaner, máquina de café, etc.

Inconvenientes de un coworking

Enumeramos ahora los inconvenientes que vemos en esta forma de organizar el trabajo

–Hay que desplazarse: el principal inconveniente de un coworking es que, como es un lugar de trabajo, es un espacio físico al que hay que desplazarse. Es decir, que por su propia fórmula, no existe un coworking virtual. Por tanto, si este espacio está cerca de tu casa y te puedes desplazar a pie o por un medio sostenible (bicicleta, patinete, etc.), mucho mejor, mientras que si tienes que coger transporte público o tu propio coche o moto, pues ya pierde mucho de la esencia que lo caracteriza.

–Flexibilidad horaria limitada: otro inconveniente de este modelo de trabajo es que los coworkings (al menos los promovidos por emprendedores personas físicas) suelen tener la disponibilidad horaria limitada por la vida privada de quienes los gestionan. En ese sentido, te encuentras con que el coworking tiene un horario asimilado al de la empresa privada: 40 horas semanales de lunes a viernes, cuando una fórmula ideal pediría libertad total de accesos cualquier día de la semana a cualquier hora.

Esto quiere decir que el espacio coworking puede que no esté disponible en horas o días (fines de semana, días festivos, vacaciones) en los que, a lo mejor, el autónomo probablemente sería más creativo. Por ejemplo a las 7 de la mañana, o un sábado por la mañana, o un domingo a última hora. Otros coworking pequeños, además «hacen horario de verano». Esto, conceptualmente, es impensable para el profesional, que lo que desearía es trabajar «cuando le dé la gana».

–Son de pago: otro inconveniente es que el coworking, obviamente, es un servicio de pago. Es cierto que muchos ayuntamientos promueven espacios abiertos de trabajo o de emprendimiento, pero la esencia de un lugar de encuentro con servicios de todo tipo, es cobrar por ellos.

–Ojo con el ruido: al ser espacios abiertos a todo tipo de personas y de forma muy flexible, habrá días en que aparezca por el coworking un «compañero» molesto, que no deja de hacer llamadas telefónicas o a levantarse, o a taconear de un lado a otro, o mil problemas más. Esto significa que habrá días en los que tu productividad se vea muy afectada por la irrupción de este tipo de compañeros de viaje.

A tener en cuenta

Cuando decides trabajar en un coworking tienes que tener en cuenta estos aspectos. El más importante es que estás contratando un servicio de alquiler de espacios en unas instalaciones de las que te debes corresponsabilizar por la cuenta que te trae y en las que contraes una serie de obligaciones:

Debes firmar un contrato de alquiler del espacio que vayas a ocupar. Mira que esté perfectamente identificado el propietario del local (persona física o empresa), y tus datos personales o los de tu empresa. Mira que queden bien reflejados los servicios a que tienes derecho y la duración del contrato. Si tus fechas van a ser flexibles (3 semanas en el mes de X, el mes siguiente completo, y 2 semanas el tercer mes), procura que queden perfectamente reflejadas en el contrato. También las condiciones económicas.

Como usuario tienes una responsabilidad respecto al lugar que ocupas. Al igual que cuando usas una habitación de hotel o una reserva en Airbnb, debes dejar las instalaciones igual que te las encuentras cada día. Esto incluye despejar tu mesa de trabajo cuando te vayas (si tienes un puesto flexible), limpiar tu taza de café, apagar luces y aires acondicionados y velar por la seguridad de todos los que ocupan ese espacio común. Esa responsabilidad también se aplica a tus claves o medios de acceso al local donde trabajes. No los facilites a nadie.

Es por ello que tal vez debas aportar una fianza. Ten en cuenta que la fianza responde de cualquier irresponsabilidad o negligencia tuya tanto en el pago del fee mensual que hayas pactado como si, por accidente o dolo, causaras daños a las instalaciones.

Objetos personales: si trabajas en un puesto flexible, en una zona abierta de mucho tránsito de personas, te aconsejamos dejar a buen recaudo tus pertenencias (al menos tu PC y cartera) si vas a salir un rato fuera, por ejemplo, a comer fuera. Afortunadamente, los coworkings ofrecen taquillas donde dejar tus cosas. No seas confiado/a, que si en algunas oficinas de empresa, con compañeros fijos, desaparecen pertenencias personales, en un coworking seguro que también.

Cómo sería el espacio ideal

Para nosotros, el coworking ideal sería aquel en el que la entrada y salida fuera absolutamente flexible, cualquier día de la semana y hora del día. Lo que busca el profesional es poder beneficiarse de unas instalaciones y de sus servicios asociados cuando le venga la inspiración que necesita para trabajar, más que cuando le convenga a los gestores del mismo. Se debería basar en la corresponsabilidad de todos sus componentes en abrir, cerrar, utilizar las instalaciones con respeto a los demás, etc. Y para eso hay herramientas de control de acceso que permiten esta fórmula de trabajo flexible.

Otra característica que estaría muy bien según qué circunstancias, sería la flexibilidad de contratar por días sueltos que pudieras disponer a tu antojo. Imagina que todos los lunes sales de viaje y por tanto no puedes usar las instalaciones. Estaría bien un espacio de co-trabajo donde poder recuperar los días perdidos sin tener que pagar más.

Y en lo social y comunitario sería aquel que pusiera en contacto a todos los miembros del espacio de trabajo por medio de eventos periódicos (café o comida común, cervezas después de la oficina, grupo de Whatsapp, etc.) y por supuesto, diera a conocer los servicios que cada miembro de la oficina ofrece por si pueden haber intereses comunes aún por descubrir.

Este post se ha escrito a partir de la experiencia personal del autor en dos coworkings en 2019